Tietosuojaseloste

1.     REKISTERINPITÄJÄ

Triolab Oy
Y-tunnus 0629706-0
Mustionkatu 2, 20750 TURKU

2.     YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Eriikka Heikkinen
eriikka.heikkinen@triolab.fi
p. 0201 226 600

3.     REKISTERIN NIMI

Triolab Oy:n yritysasiakas-, laskutus- ja markkinointi- ja verkkosivujen ja verkkokaupan käyttöä koskeva rekisteri.

4.     HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Rekisterissä ylläpidetään Triolab Oy:n olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja sekä verkkosivuston ja verkkokaupan kävijöiden tietoja.

Henkilötietoja voidaan käsitellä Triolab Oy:n oikeutetun edun tai henkilön suostumuksen perusteella seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Asiakaspalautteen, asiakkaan tyytyväisyystietojen ja reklamaatioiden käsittely.
• Tiedustelujen ja tarjouspyyntöjen käsittely.
• Asiakassuhteen analysointi, tilastointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut asiakkuuden ja Triolab Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Triolab Oy:n liiketoiminnan kehittäminen sekä markkinoinnin suunnitteleminen ja toteuttaminen.
• Asiakasrekisterissä olevia asiakastietoja voidaan käyttää myös profilointiin palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä selvitettäessä. Kyseessä ei ole kuitenkaan tietosuoja-asetuksen mukainen profilointi tietosuoja-asetuksen tarkoittaman automaattisen päätöksenteon tarkoituksessa.
• Asiakkaan tilausten käsitteleminen ja toimittaminen.
• Tapahtumien järjestäminen.

Oikeutettu etu on esimerkiksi asiakassuhde tai muu käsittely, jota henkilö voi olettaa, eivätkä henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäytä tällaisia oikeutettuja etuja. Yritysten ja muiden yhteisöiden edustajat voivat olettaa, että heidän yhteisöään voidaan lähestyä markkinointitarkoituksissa. Henkilöiden etuja sekä perusoikeuksia ja -vapauksia kunnioitetaan ja erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä. Jos henkilötiedot anonymisoidaan ennen niiden käsittelyä esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseksi, eivät ne enää muodosta henkilötietoja. 

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Triolab Oy:n ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5.     REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja:

• Asiakkaana olevan yrityksen nimi ja yhteystiedot (toimitus- ja laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yrityksessä työskentelevän yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, asema ja puhelinnumero)
• Suostumukset, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaan tilaustiedot sekä tiedot tapaamisista sekä muusta yhteydenpidosta Triolab Oy:n asiakaspalveluun ja yrityksen työntekijöihin.
• Asiakkaan ostotapahtuma- ja asiointitiedot sekä tieto verkkokäyttäytymisestä Triolab Oy:n verkkosivuilla ja verkkokaupassa.
• Verkkosivujen ja verkkokaupan käyttömäärät ja -tavat.
• Asiakkaan tai henkilön syöttämät osallistumistiedot (sähköposti, puhelinnumero, asema, osoite ja allergiatiedot) Triolab Oy:n järjestämiin tapahtumiin.
• Evästeiden keräämät mahdolliset henkilötiedot.

Henkilötietojen toimittaminen Triolab Oy:lle on vapaaehtoista. Jos Triolab Oy:llä ei ole tarvittavia henkilötietoja, Triolab Oy voi olla estynyt toteuttaan aiottuja käsittelyn tarkoituksia.

6.     SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakasyritykseltä, itse yhteyshenkilöltä, yrityksen www-sivuilta sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmistä.

7.     HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle.

8.     KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.  Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

9.     HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Sinulla on seuraavat henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeudet:

a) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus saada Triolab Oy:ltä vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos Triolab Oy käsittelee henkilötietojasi, tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, Triolab Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

b) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin

Jos hallussamme olevat henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää poistamaan tai täydentämään rekistereissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

c) Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa, tiettyjä lain mukaisia poikkeustilanteita lukuun ottamatta:

• Peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
• Vastustat henkilötietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään perusteltua syytä.
• Vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
• Henkilötietojesi käsittely on lainvastaista.
• Henkilötietosi on poistettava lainsäädäntöön perustuvan Triolab Oy:hyn sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Triolab Oy:llä ei kuitenkaan ole velvollisuutta poistaa henkilötietoja, mikäli henkilötietojen käsittelyyn on vielä lainmukainen peruste, kuten jos niitä voidaan tarvita oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

d) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan henkilötietojen käsittelyä rajoitetusti niin, että ne vain tallennetaan.

Triolab Oy rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä pyynnöstäsi seuraavissa tilanteissa:

• Kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Triolab Oy voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• Triolab Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Triolab Oy:n oikeutetut perusteet henkilön perusteet.
• Yllä mainituissa tilanteissa Triolab Oy käsittelee henkilötietoja vain seuraavissa tilanteissa:
  • suostumuksellasi;
  • oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  • toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi; tai
  • EU:n tai jäsenvaltion tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.

e) Oikeus vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittely perustuu Triolab Oy:n oikeutettuun etuun. Triolab Oy ei saa silloin enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

f) Oikeus peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on antamasi suostumus, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

g) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehtyyn sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on pyynnöstä oikeus:

• saada ne sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut Triolab Oy:lle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa; ja
• siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Edellä mainitut pyynnöt tehdään Triolab Oy:n yllä kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle. Verkkokaupassa pyyntö voidaan tehdä verkkokaupan mahdollisten toiminnallisuuksien kautta.

Lisäksi rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus kieltää Triolab Oy:tä käsittelemästä itseään koskevia henkilötietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin, esimerkiksi toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä ilmoitetulla tavalla.

Jos olet tyytymätön tapaamme käsitellä henkilötietojasi, voit ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön. Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Lisätietoja löydät tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

10. HENKILÖTIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

Triolab Oy poistaa henkilötiedot, kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää lain mukaista perustetta tai jos henkilö itse lakiin perustuen vaatii Triolab Oy:tä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Henkilötietoja ei kuitenkaan poisteta, jos lainsäädännön mukaan Triolab Oy saa silti jatkaa henkilötietojen tallentamista ja käsittelyä, kuten jos henkilötieto on vielä tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Henkilötietojen säilytysaika riippuu henkilötiedon tyypistä ja käsittelyn perusteesta. Tietoja rekisteröityjen pyynnöistä ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta voimme säilyttää pidemmän lainsäädännön mukaisen ajan rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista ja toteuttamisen todentamista varten.