Triolabin asiakaspalvelutiimi koostuu seitsemästä ammattilaisesta. Aspalaisten taustalta löytyy monenlaisia opintoja sekä erilaisia työkokemuksia, mutta kaikkia heitä yhdistää järjestelmällisyys, huolellisuus ja vastuuntuntoisuus. Työkenttä on laaja, ja tilanteisiin pitää pystyä reagoimaan nopeasti.
Tilaukset ja laskutus
Asiakaspalvelu käsittelee kaikki Triolabille tehdyt tuotetilaukset. Tilauksia tulee puhelimitse, sähköpostitse ja Triolabin verkkokaupasta. Tilausten toimitus- ja laskutusosoitteet tarkastetaan, viitteet lisätään ja määrät vahvistetaan. Tiedot syötetään toiminnanohjausjärjestelmään ja asiakkaalle lähetetään tilausvahvistus. Toiminnanohjausjärjestelmä ilmoittaa tilauksesta varastolle, jossa tuotteet kerätään ja pakataan toimitettavaksi. Toimitusta seuraavana päivänä asiakaspalvelu lähettää laskun asiakkaalle.
Osa Triolabin edustamista tuotteista on kestotilaustuotteita, joita lähetetään tilaajille säännöllisesti ilman erillistä tilausta. Asiakaspalvelutiimi huolehtii kestotilausten sopimuksista, aikataulutetuista toimituksista, muutosten hallinnasta ja laskutuksesta. Asiakaspalvelu hoitaa myös Triolabin teknisen tuen palvelujen laskutuksen.
Ongelmat selvitetään
Mikäli käy niin onnettomasti, että tuotteessa tai toimituksessa on jotain vikaa, ongelmia ratkaisee ensisijaisesti asiakaspalvelutiimi. Jos toimitus ei ole saapunut asiakkaalle ajallaan, katsoo aspa kuljetusliikkeen järjestelmästä, missä tuotteet kulkevat. Jos tuotteet ovat viipyneet matkalla tavallista pitempään, selvitetään, ovatko ne vielä käyttökelpoisia. Korjaavien toimenpiteiden jälkeen asiakkaalla on toimivat tuotteet käytössään.
Jos tuote tulee ajallaan, mutta ei toimi odotetusti, selvittää aspa, mistä se voi johtua ja kuinka asia korjataan. Toimitus- ja tuoteongelmien selvittelyä tehdään Triolabin eri osastojen, kuljetusliikkeiden ja tuotevalmistajien kanssa. Ongelmatilanteet pyritään korjaamaan mahdollisimman nopeasti.
Kysy mitä vain!
Tilausprosessien pyörittämisen lisäksi asiakaspalvelu toimii tahona, jolta voi kysyä mitä tahansa. Asiakkaat saattavat kysyä muun muassa tuotteiden hinnoista, saatavuudesta, laskutuksesta ja toimitusajoista. Tarjouspalveluista ja -portaaleista tulee asiakaspalveluun tarjouksiin liittyviä kysymyksiä. Joku saattaa etsiä tiettyyn tarkoitukseen sopivaa tuotetta.
Tuotteisiin liittyvät kysymykset ohjataan tuotetukeen ja laitteiden toimintaan liittyvät asiat tekniseen tukeen. Riippumatta aiheesta yhteydenottajaa pyritään auttamaan niin pian kuin mahdollista. Jos ratkaisua ei heti löydy, selvitetään asiaa tai etsitään oikea henkilö auttamaan asiassa eteenpäin.
Taloushallintoa ja järjestelmätukea
Asiakaspalvelun tehtäviin kuuluu myös laajalti taloushallinnon tehtäviä: ostolaskujen käsittelyä, päivittäisen maksuliikenteen hoitamista, erääntyneiden laskujen perintää, kirjanpidon tehtäviä sekä talon sisäisten matkalaskujen ja yrityksen luottokorttilaskujen hoitamista.
Asiakaspalvelutiimi myös ylläpitää ja toimii järjestelmätukena Triolabin asiakashallinta-, toiminnanohjaus- ja dokumentinhallintajärjestelmille. Kaiken edellä mainitun lisäksi asiakaspalvelutiimin henkilöillä on erillisiä työtehtäviä liittyen henkilöstöhallintoon, tarjouksiin, hinnastoihin, sopimuksiin, ostoihin, varastoon ja Triolabin Baltian toimintojen tukemiseen.
Tavoitteet selkeyttävät toimintaa
Asiakaspalvelutiimi on ryhmätyönä määritellyt itselleen tavoitteet ja kirjannut yhteiset palvelulupaukset. Ne selkeyttävät työtä ja nopeuttavat asioiden käsittelyä, kun kaikilla on yhteinen tilannekuva ja käsitys siitä, mikä on tärkeää ja missä aikataulussa mitäkin pitää tehdä.
Aspa tietää, mitä on meneillään
Triolabin asiakaspalvelu on toiminnan keskus, jonka laajat työtehtävät edellyttävät jatkuvaa yhteyttä asiakkaiden lisäksi kaikkiin Triolabin toimintoihin. Aspalaisilla langat pysyvät käsissä.